Von Beginn an war es dem Vorstand wichtig, allen Interessierten die Möglichkeit zu bieten, sich bei der Gestaltung und Ideenfindung mit einzubringen. Ursprünglich war geplant, einen Arbeitskreis zu bilden, an dem sich alle beteiligen können. Nach langen Überlegungen hat sich der Vorstand nun jedoch dagegen entschieden. „Je mehr Leute mitentscheiden dürfen, desto schwieriger wird es zu einem Entschluss zu kommen und desto länger dauert es, bis das Museum wieder öffnen kann“, erklärt der Vorsitzende Rainer Peschelt. Man werde die endgültigen Entscheidungen zur Gestaltung daher dem Vorstand vorbehalten. Die Vorschläge dazu sollen vorher in kleinen Arbeitsgruppen erarbeitet werden, die sich jeweils mit einem Thema der Ausstellung befassen. Hierbei sollen gezielt Fachkräfte hinzugezogen werden, die sich mit den entsprechenden Bereichen auskennen. Als Unterstützung konnte der Verein bereits den Bund der Vertriebenen Hessen und das „Regionalgeschichtliche Netzwerk Nord-Ost-Spessart“ (kurz: Netzwerk) gewinnen. Das Netzwerk ist ein loser Zusammenschluss von fachkundigen Personen, die sich durch ihre wissenschaftliche Arbeitsweise auszeichnen. Darunter sind nicht nur akademisch ausgebildete Historikerinnen und Historiker, sondern auch autodidaktisch bewanderte Regionalhistoriker, die zum Teil bereits durch den Kreis und das Land Hessen für ihre Arbeit ausgezeichnet wurden. Da es sich beim Netzwerk nicht um einen Verein handelt, gibt es auch keinen Vorstand oder Mitglieder im üblichen Sinn. Als Sprecherin und Kalenderführerin fungiert Anita Schuldt, die auch den Vorstand des Kultur- und Geschichtsvereins Hasselroth unterstützt. Erst durch ihren Anstoß konnte das Netzwerk unter dem Schirm des Zentrums für Regionalgeschichte des Main-Kinzig-Kreises gegründet werden.